Les Conteurs de l’Ombre – Aeterna Noctis

Aeterna Noctis 3 – In Memoriam Mortis

Feuille de route et logistique

Cette feuille de route est un rappel et un complément des documents de règles. Pensez à bien lire ces documents. A noter que votre venue au GN entraine votre acceptation de tous les documents relatifs au GN, lettre d’intention, règles et ce document, ainsi que de la politique de confidentialité.

Lieu et coordonnées

Le GN se déroule sur le site du château de Lavalade, 4048 Rte de l’Aérodrome, 82100 Castelsarrasin.
Coordonnées GPS
Latitude : 44.09251070630563
Longitude : 1.13682278619834

Horaires de jeu

L’accueil s’effectuera le vendredi 11 Novembre 2022 à partir de 17h. Nous ne serons pas en mesure de vous accueillir avant, aussi merci de ne pas vous présenter sur le site avant cet horaire. Autrement vous serez dans l’obligation d’attendre en-dehors du château.

Le briefing est prévu pour 19h. Le début de jeu sera annoncé peu après par les Conteurs. Si vous arrivez après le début du jeu, merci de le signaler en amont aux Conteurs (et pas le jour-même) afin de vous faire entrer et vous permettre d’arriver dans le jeu le plus rapidement possible.
Le jeu se déroulera jusqu’à 4 heures du matin le samedi. A ce moment-là vous pourrez poursuivre le jeu, mais il n’y aura plus de validation Conteur de vos actions si elles le nécessitent.

Le samedi matin, libre à vous d’effectuer du RP entre vous quand bon vous semble, mais uniquement dans l’enceinte du château. Si vous en sortez, vous serez nécessairement considéré Hors Jeu. De plus, aucune validation Conteur ne sera possible avant 13h, quelle qu’en soit la raison. Une annonce sera faite lors de la reprise de l’activité Conteur. Le début du jeu aura lieu exclusivement en intérieur, pour garder la cohérence vis-à-vis de la nuit. L’extérieur sera accessible sur annonce Conteurs.

La fin de jeu est prévue à 4 heures du matin le dimanche 13 Novembre. Un debriefing rapide sera organisé durant le repas du dimanche. Le départ du site devra se faire au plus tard à 14h00, exception faite des aides à la logistique.

Participation aux Frais et tarifs

Pour les Personnages Joueurs (PJ), le tarif de base est de 90€. Les personnes n’étant pas membre de l’association auront une majoration de 4€ pour couvrir les frais d’assurance, portant le tarif à 94€. Un total de 45 places de Personnages joueurs sont prévues.
Pour les Personnages Non Joueurs (PNJ), le tarif de base est de 45€. Certaines places étant dans un batiment sans lits, les PNJ qui y résideront verront le tarif de leur place réduit à 38€, mais devront amener un lit de camp ou matelas en plus de leur duvet. Il y a un total de 15 places PNJ prévues.
A noter qu’un principe de PAF solidaire est mis en place. Chaque personne qui le souhaite pourra verser 20€ de plus sur sa PAF (option à la billeterie). Ce montant permettra à un(e) autre participant(e) de bénéficier d’une réduction de même montant. Ces PAF solidaires seront attribuées sur “dossier”, à savoir que le Bureau jugera de la situation de la personne pour permettre, ou non, de bénéficier d’une PAF solidaire.
Plus aucun remboursement ne sera possible passé le 10 août. A partir de cette date là, toute annulation ne sera pas remboursée. Il sera possible de continuer à s’inscrire s’il reste des places libres.
Le paiement s’effectuera par paiement bancaire sur HelloAsso. A noter qu’un paiement ne devra être effectué qu’après validation de votre inscription par le Conte et validation de votre concept. Vous devrez donc d’abord envoyer un mail sur la boite du Conte conteursaeternanoctis@gmail.com, avec vos noms, prénoms, nom de personnage (pour les anciens PJ) ou concept (pour les nouveaux PJ). Nous vous enverrons la validation avec lien de billetterie en retour si vous êtes retenu.
Vous trouverez plus de détails sur le budget de l’événement et les montants des PAF ici: Détail PAF et Budget Aeterna Noctis 3

Transport

Concernant le transport, nous vous incitons au covoiturage. Nous disposerons d’un nombre de places limité dans l’enceinte du château.
Pour pouvoir stationner sur le parking du château, vous devez IMPERATIVEMENT noter votre véhicule sur le fichier covoiturage situé ici :

Les tickets vous seront envoyés environ une semaine avant le GN.
Pour les personnes qui prendront le train, la gare la plus proche du château est à priori celle de Castelsarrasin, accessible en TER.

Accès au site

L’accès au parking du château s’effectuera par l’entrée principale. Une bannière sera hissée au niveau de cette grille jusque peu avant le briefing pour vous l’indiquer.

Un membre de l’équipe vous guidera jusqu’au parking (il pourra au besoin demander à vérifier vos billets à votre arrivée, tenez-les donc à portée de main). Aucun véhicule ne devra rester en vue pour la durée du GN. Les véhicules ne pouvant se garer dans l’enceinte seront stationnés plus bas dans la ville. Les billets voitures seront contrôlés à ce moment là.

Une fois stationné, rendez-vous à l’entrée du château ou prenez contact avec un Conteur, qui vous amènera à la salle des Conteurs. Vous devrez présenter votre billet, pièce d’identité, assurance et renonciation de droit à l’image. Tous ces documents sont indispensables. Il vous sera ensuite indiqué la marche à suivre.

Sur le site

Le site est un château-domaine, avec un immense espace alentour. Nous expliquerons lors du briefing les zones de jeu. A noter que si des indications de zone « hors jeu » sont affichées, vous ne devrez EN AUCUN CAS chercher à y accéder. Les animaux sont interdits.

Il est interdit de cueillir des plantes ou fleurs, certaines d’entre elles étant rares et protégées.

Couchage et sanitaires

L’ensemble des PJ, PNJ, prestataires et Conteurs seront logés dans les chambres du château, ou dans des espaces avoisinants. Prévoyez un duvet, une couverture ou de quoi vous couvrir, une taie d’oreiller, et un drap de matelas, les lits présents sur place ayant simplement un matelas. Certaines places nécessiteront un lit de camp ou matelas, le cas échéant nous vous en informerons. La répartition dans les chambres sera effectuée en amont du GN. Excepté pour un motif tel que la santé, nous ne procéderons pas à une réorganisation le jour-même du GN.

Le couchage sera Hors Jeu. Toutefois nous aurons une certaine tolérance sur les scènes d’aparté ou de discussion privée dans les chambres. En revanche, aucune fouille ou combat ne sera toléré dans ces pièces.

Lorsqu’un PJ ira se coucher, il devra préciser, à un Conteur ou un aide Conteur, où son personnage séjourne pendant la journée de jeu pour dormir. Si un joueur oublie de le préciser, nous considérerons qu’il dort par défaut dans un endroit le protégeant simplement du soleil.

Des douches et des sanitaires seront à disposition dans le château. Nous ne fournirons ni les serviettes de bain ni le shampoing pour les douches. Pour des raisons sanitaires, nous vous conseillons de prévoir un stock de savon. Nous ferons notre possible pour en prévoir également de notre côté, mais nous ne pourrons probablement pas fournir tout le monde en grande quantité sur l’ensemble de l’événement.

Repas

Pour le vendredi soir, une collation sera prévue et mise à disposition. Les repas du samedi matin au dimanche matin, petits déjeuners inclus, seront pris en charge, et se dérouleront dans une salle de réfectoire prévue à cet effet. Le repas du dimanche midi sera constitué des restes des autres jours. Vous pouvez librement amener des grignotages par vous même, pour des en-cas notamment, de même pour les boissons (si vous avez une boisson bien spécifique que vous aimez bien ne vous privez pas^^). L’alcool reste toutefois FORMELLEMENT INTERDIT. De plus, merci de ne pas laisser de détritus sur le site, et de ne pas manger dans les chambres ou pièces décorées du château afin d’éviter de salir. En dehors de cela, libre à vous de ramener le classique saucisson/paquet de chips/autre du GNiste.

Tout le long du jeu des boissons non alcoolisées et de l’eau seront disponibles dans le château, y compris sur les zones de jeu.

Les couverts vous seront théoriquement fournis. Si certain(e)s souhaitent amener leurs propres couverts, ils y sont encouragés.

L’ensemble des repas seront constitués dans le respect des allergies et demandes recueillies via les formulaires à l’inscription. En cas de doute sur la composition d’un repas, n’hésitez pas à nous demander. Nous vous communiquerons les repas un peu avant le GN pour pallier tout problème en amont.

Tous les repas seront pris Hors Jeu, dans la zone prévue à cet effet.

Pendant le jeu

Pendant toute la durée de jeu, votre feuille de personnage devra demeurer sur vous. Si un personnage venait, lors d’un litige ou autre situation, à ne pas avoir sa feuille de personnage sur lui, nous pourrions prendre des sanctions. A noter que seule la feuille de personnage est obligatoire, le BG, billet ou autres documents ne le sont pas, mais vous pouvez les conserver sur vous si vous le désirez.

Les feux hors sol, de quelque nature que ce soit, sont interdits. Pour les fumeurs, merci de prévoir vos cendriers. Vous ne pourrez fumer qu’en extérieur de l’enceinte du château, sur les zones prévues à cet effet. Personne ne devra fumer en intérieur sous peine de sanction. Pensez également à vous munir d’une lampe pour le moment où vous irez vous coucher ou passerez hors jeu, certains endroits pouvant manquer d’éclairage. Ces lampes sont réservées à un usage hors jeu uniquement. Si un tel éclairage est aperçu en jeu, cela pourra entrainer l’annulation d’actions de jeu où elle a été utilisée.

L’usage de tout type de fumigènes est interdit par décret de la municipalité.

Tous les objets de jeu fournis par l’organisation sont considérés comme volables, y compris les possessions de votre personnage données par l’organisation (argent, ressources…). Toutefois, nous comptons sur vous pour ne pas abuser de cette règle pour déplacer des éléments de décorum lourds ou fragiles.

Les possessions personnelles des PJ ou PNJ (vêtements, armures, armes, éléments de costume) ne sont pas volables, sauf mention contraire. Autrement il s’agit d’un vol hors jeu, punissable par la loi. Tous les éléments de jeu ayant été confiés au début par l’organisation doivent retourner aux Conteurs à la fin du jeu.

Photographe

Des photographes seront là pour couvrir l’événement, et prendront des photos durant tout le GN. Une renonciation de droit à l’image est à signer impérativement avant le GN. Vous pouvez le remplir directement en ligne ici:

A noter que les photographies seront mises en ligne sur le site, sur un espace accessible à tous les participants. Mais il ne sera pas permis de les téélcharger sans l’accord explicite du Bureau, lequel sera à adresser à lesconteursdelombre@gmail.com une fois les photos en ligne. Ces photographies ne pourront être utilisées sur les médias sociaux ou publiques qu’avec notre accord, et uniquement en identifiant clairement l’Association et le/la Photographe à l’origine de la photo. Le but étant de préserver nos événements, et le droit à l’image de nos participants et nos membres.

Gestion des déchets

Qu’il s’agisse des mégots, des emballages plastiques ou tout autre, aucun déchet ne doit être jeté dans le château ou dans les espaces alentours. Pensez à vous munir de sacs poubelle, et de cendriers pour les fumeurs. Lors des repas, des poubelles seront présentes au niveau de l’entrée des cuisines.

Secourisme

Suite au formulaire, nous connaissons ceux disposant d’un diplôme ou brevet de secourisme. Un petit briefing secourisme aura lieu avant le début du jeu (et le briefing général) pour s’organiser au mieux sur ce point-là.

Contacts

Par téléphone, en priorité au 06-12-56-32-39 (Michel Rivaucourt/ JM GUIGON).

Ce qu’il faut amener

Une liste d’affaires est à votre disposition ici: Listes affaires PJ.